Manual de Funções para Publicação no DOSP

1.1 Definição

O que é: Procedimento oficial para enviar um documento do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)ao Diário Oficial (DOSP).

Por que é importante: Garante que informações internas da Prefeitura de São Paulo e suas autarquias se tornem públicas de forma legal e válida.

1.2 Selecionar o documento a ser publicado

O que é: Escolha do arquivo que será enviado ao Diário Oficial.

Por que é importante: Por que apenas documentos permitidos para publicação poderão ser enviados evitando erros e rejeições.

Passo simplificado:

1. Abra o processo no Acesso ao SEI.

2. Localize o documento.

3. Verifique se ele está no grupo dos “publicáveis”.

4. Clique para selecioná-lo.

1.3 Clicar no botão “P”

O que é: Função que inicia a solicitação de publicação.

Por que é importante: Sem esse comando o SEI não reconhece que o documento deve ser enviado ao Diário Oficial.

Passo simplificado: Com o documento selecionado, clique no botão “P - Publicar” na barra de funções.

1.4 Selecionar a seção

O que é: Escolha da parte do Diário Oficial onde o documento será publicado.

Por que é importante: Porque a seção correta garante que os usuários tenham acesso correto ao documento e que a publicação siga as normas institucionais.

Passo simplificado:

1. Após clicar em “P”, abrirá uma lista de seções.

2. Escolha a que corresponde ao tipo do documento.

1.5 Ler o termo de aceite com atenção

O que é: Documento com regras e responsabilidades para publicação.

Por que é importante: Porque confirma que o conteúdo está correto e que o usuário entende a responsabilidade legal da publicação.

Passo simplificado: Abra o termo exibido na tela, leia e aceite antes de prosseguir.

1.6 Clicar na caixa para confirmar o termo de aceite

O que é: Declaração de que você leu e concorda com o termo.

Por que é importante: Sem essa confirmação o SEI não permite continuar o envio ao Diário Oficial.

Passo simplificado: Marque a caixa “Li e aceito os termos”.

1.7 Clicar em “confirmar dados”

O que é: Etapa final para validar a publicação.

Por que é importante: Garante que todas as informações foram revisadas antes do envio definitivo.

Passo simplificado: Confira os dados apresentados e clique em “Confirmar Dados” para concluir a publicação.

1.8 Assinar documento para publicar

O que é: A ação permite que os documentos produzidos dentro do sistema sejam assinados eletronicamente por meio de utilização de login e senha ou de certificado digital (token). Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, de acordo com a necessidade.

Por que é importante: A assinatura de documento no SEI confere validade jurídica e administrativa, garantindo a identificação do responsável e a integridade das informações. Ela formaliza a manifestação de vontade do signatário e assegura autenticidade e rastreabilidade dos atos. Além disso, contribui para a segurança da informação, a eficiência administrativa e a redução do uso de papel.

Passo simplificado: Para assinar um documento com login e senha, o usuário deve:

1. Selecionar o documento na árvore do processo.

2. Clicar em Assinar Documento.

3. Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função.

4. Preencher o campo Senha (a mesma utilizada para acesso SEI).

5. Pressionar a tecla Enter ou clicar em Assinar.

2.1 Selecionar o documento na árvore do processo para cancelamento

O que é: Escolher o documento cuja publicação precisa ser cancelada.

Por que é importante: Para verificar erros na publicação e dessa maneira será possível cancelar o documento e realizar correções apontadas. Observe sempre com atenção para cancelar o documento equivocado certo.

Passo simplificado:

1. Abra o processo.

2. Na árvore de documentos, clique no documento já publicado a ser cancelado.

2.2 Abrir o processo e clicar no botão “P” com o “X” vermelho

O que é: Função do SEI que abre o menu de cancelamento de publicação.

Por que é importante: Esse botão é o único que permite desfazer a solicitação antes que o Diário Oficial receba o conteúdo, sem ele, o cancelamento não é iniciado.

Passo simplificado:

1. Com o documento selecionado, clique no ícone “P + X vermelho”, indicando cancelar publicação.

2.3 Clicar no calendário vermelho para cancelar a publicação e depois em “OK”

O que é: Ação final que confirma o cancelamento dentro do sistema.

Por que é importante: O calendário vermelho representa a agenda de publicação; clicar nele remove o documento da fila do Diário Oficial.

Passo simplificado:

1. Clique no ícone do calendário vermelho.

2. Uma mensagem de confirmação aparecerá.

3. Clique em “OK” para finalizar o cancelamento.

2.4 Atenção ao prazo! : só é possível cancelar até as 23h59 do mesmo dia

O que é: Limite máximo para cancelar a publicação.

Por que é importante: Após 23h59, o documento segue automaticamente para o Diário Oficial e não poderá mais ser removido, gerando publicação indevida.

Passo simplificado:

1. Realize o cancelamento no mesmo dia com tempo hábil para que o documento não seja publicado indevidamente.

2. Após esse horário, a função fica bloqueada.

3.1 Selecionar “incluir documento”

O que é: Função que permite adicionar novos documentos ao processo.

Por que é importante: Sem esse comando, o SEI não abre a interface para registrar documentos externos, impedindo a inserção no processo.

Passo simplificado:

1. Dentro do processo, clique em Incluir Documento na barra de ferramentas.

3.2 Escolha o tipo de “documento externo”

O que é: Categoria usada para arquivos produzidos fora do SEI (PDFs, documentos digitalizados, e-mails etc.).

Por que é importante: Garante que o sistema trate o arquivo como conteúdo importado, mantendo registro, controle e autenticidade.

Passo simplificado:

1. Na lista de tipos de documento, selecione "documento externo".

3.3 Selecionar a opção desejada (tipo de documento)

O que é: Escolha da classificação do documento (ex.: ofício, laudo, certificado, comunicação etc).

Por que é importante: A correta categorização facilita buscas, relatórios e controle do processo.

Passo simplificado:

1. Após escolher documento externo, selecione o tipo que melhor representa o arquivo.

3.4 Informar: data, formato e nível de acesso público

O que é: preenchimento dos metadados do documento.

Data: quando o documento foi produzido.

Formato: regularmente PDF.

Nível de Acesso: público (Acesso livre e irrestrito), restrito (Acesso limitado a unidades específicas ou usuários com perfil de interesse (ex: advogados, interessados) ou sigiloso (grau máximo de restrição, requer credencial específica).

Por que é importante: Essas informações garantem conformidade legal, organização e segurança da informação de acordo com a Lei de Acesso à Informação LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

3.5 Selecionar o arquivo externo e clicar em “salvar”

O que é: Etapa onde o arquivo externo é carregado no sistema.

Por que é importante: Somente após o salvamento o documento passa a existir formalmente dentro do processo.

Passo simplificado:

1. Clique em Escolher arquivo.

2; Selecione o arquivo no computador.

3. Clique em Salvar.

3.6 Visualização do documento na árvore do processo

(visualização organizada de todos os documentos de um processo, apresentados em uma estrutura vertical - como uma árvore - mostrando sua ordem de produção ou uma ordem personalizada, permitindo ver, consultar e gerenciar o conteúdo de forma lógica e sequencial.)

O que é: Exibição do documento recém-incluído na estrutura do processo.

Por que é importante: Confirma que a inclusão foi bem-sucedida e que o arquivo está vinculado ao processo correto.

Passo simplificado:

Verifique se o documento aparece na árvore (lista lateral dos documentos do processo).

3.7 Copiar o link do documento externo

O que é: Obtenção do número identificador do documento no SEI (número SEI).

Por que é importante: Esse número permite referenciar o documento em outros arquivos dentro do processo.

Passo simplificado:

1. Abra o documento incluído e copie seu código/número SEI exibido na barra superior.

3.8 Selecionar o documento já existente no processo SEI no qual será inserido um documento externo

O que é: Escolher o documento interno no qual será feita a referência ao documento externo.

Por que é importante: O SEI permite vinculação entre documentos, mantendo clareza, rastreabilidade e organização.

Passo simplificado:

Abra o documento interno que receberá o link.

3.8.1 Clicar no botão “SEI” (canto superior direito) e colar o número copiado

O que é: Função do editor que insere automaticamente a referência ao documento externo.

Por que é importante: Garante que o link seja criado de maneira correta, padronizada e clicável dentro do processo.

Passo simplificado:

1.Dentro do documento aberto para edição, clique no botão SEI.

2.Cole o número do documento externo.

3.Confirme para inserir o link.

3.8.2 Salvar o documento editado

O que é: Finaliza a operação registrando a nova versão do documento com o link inserido.

Por que é importante: Sem salvar, o vínculo criado não é registrado no sistema.

Passo simplificado:

1. Clique em Salvar e verifique se o documento foi atualizado corretamente.

2. O número do documento salvo irá mudar para a cor azul.

4.1 Solicitando à chefia de gabinete

O que é: Pedido de autorização administrativa ao responsável para publicação de uma Edição Extra do Diário Oficial.

Por que é importante:

1. Controle institucional: A edição extra é um recurso excepcional, utilizada apenas para publicações urgentes e de relevância pública.

2. Garantia de uso correto: A autorização formal evita solicitações indevidas e mantém a integridade da edição.

3. Validação hierárquica: Somente após a anuência da chefia de gabinete o procedimento pode avançar, garantindo que a publicação extra foi avaliada e aprovada pela Secretaria de Gestão - SEGES.

Passo simplificado:

1. A área demandante identifica a necessidade de uma edição extra.

2. Encaminha a justificativa para à chefia de gabinete da SEGES.

3. Aguarda a autorização oficial para dar continuidade aos trâmites no SEI.

4.2 Solicitação do perfil de publicação extra via SEI – e-mail para

seisuporte@prefeitura.sp.gov.br

O que é:

Pedido de habilitação para que um servidor possa realizar publicações em edição extra no SEI.

Por que é importante:

1. Controle de acesso: O perfil não é padrão; ele é fornecido apenas a servidores autorizados esporadicamente, evitando uso indevido.

2. Segurança das publicações: A edição extra é uma ferramenta sensível; o perfil garante que apenas pessoas treinadas e autorizadas possam realizar a operação.

3. Rastreabilidade: O SEI registra qual servidor possui o perfil, garantindo transparência e responsabilidade sobre a publicação.

4. Atendimento ao fluxo oficial: Sem esse perfil, tecnicamente não é possível publicar uma edição extra no sistema.

Passo simplificado:

1. Após receber a autorização da chefia de gabinete, o servidor responsável prepara o e-mail para a publicação.

2. Enviar mensagem para

seisuporte@prefeitura.sp.gov.br

solicitando o perfil de publicação extra.

3. Informar nome completo, Registro Funcional (RF), secretaria e justificativa.

4. Aguarda a habilitação do perfil no SEI.

5. Assim que liberado, o servidor passa a ter acesso técnico para solicitar e efetuar a publicação da edição extra.

4.3 Publicando uma edição extra

O que é:

Publicação extraordinária no Diário Oficial a pedido dos órgãos municipais.

Por que é importante:

1. Possibilita publicações de urgência no mesmo dia, gerando uma edição extraordinária do DOSP.

Passo simplificado:

1. Clicar no botão "P" para publicar

2. Selecionar "Publicar como edição extra?"

3. Clicar em OK para confirmar que deseja publicar como extra

Verificar que a data da publicação foi alterada para a data do dia

4. Com o campo da Extra selecionado, clicar em "Confirmar Dados"

Referências Bibliográficas

BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 18 nov. 2011. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm Acesso em: 16 dez. 2025.

BRASIL. Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Secretaria de Serviços Compartilhados. Cartilha do Usuário do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). 10. Brasília-DF: Diretoria de Administração e Logística/SSC, 2023. Disponível em: https://www.gov.br/servicoscompartilhados/pt-br/assuntos/gestao-documental/sistema-eletronico-de-informacoes-sei/arquivo/00-cartilha_usuario_sei_out-23.pdf. Acesso em: 16 dez. 2025

Produtor de conteúdo:

Matheus Eduardo Barbosa da Conceição

Tecnologia da Informação:

Gustavo Freire de Oliveira Borges