Sistema de Permissões - SIP

SIP

O Sistema de Permissões (SIP) é a ferramenta responsável pelo cadastro inicial das unidades organizacionais, pela definição da hierarquia institucional, pelo registro de usuários e pela concessão das respectivas permissões de acesso aos sistemas corporativos. Sua utilização integra as atribuições dos gestores, que são responsáveis pela administração de usuários internos e externos, pela geração de pontos de controle e pela execução de outras funcionalidades disponíveis para consulta e acompanhamento.

No que se refere ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), cumpre esclarecer que este não possui um mecanismo de segurança próprio e independente. O controle de acesso ao SEI é realizado por meio do SIP, o qual atribui perfis de acesso a usuários previamente cadastrados na rede corporativa do órgão. Dessa forma, para que o usuário possa acessar o SEI, é indispensável que esteja devidamente registrado na rede corporativa da PRODAM ou na rede corporativa interna do respectivo órgão ou entidade. O SIP constitui, portanto, uma ferramenta integrada ao SEI, amplamente utilizada pelos órgãos públicos para gerenciar o acesso de usuários e organizar a estrutura institucional.

Recomenda-se, de forma expressa, que o cadastro na rede corporativa seja realizado utilizando o Registro Funcional (RF) do servidor ou, no caso das Administrações Indiretas, a matrícula do empregado na empresa. Tal procedimento assegura que o registro das operações efetuadas no sistema possua correspondência direta com o respectivo responsável, garantindo rastreabilidade e transparência. Caso o usuário ainda não possua cadastro na rede corporativa, deverá entrar em contato com a unidade de informática de seu órgão ou entidade, observando os procedimentos previamente estabelecidos para a solicitação de acesso.

1.1. Quem pode solicitar o cadastro ou manutenção de usuários

Toda modificação nos acessos dos usuários deve obrigatoriamente ser solicitada pela chefia da unidade onde ele prestará serviço ou pelas chefias superiores, nunca pelo próprio usuário ou por colegas. Isso ocorre porque todos os documentos de posse da unidade no SEI são de responsabilidade da chefia da mesma, assim como qualquer ação ou acesso indevido. Dessa forma, a chefia deve estar ciente das permissões cadastradas para os usuários bem como eventuais modificações.

1.2. Como receber as solicitações

As solicitações de cadastro ou manutenção de usuários devem ser efetuadas preferencialmente por e-mail, com a devida identificação do solicitante e os dados completos dos usuários.

Procure verificar os dados informados, evitando que os mesmos sejam cadastrados incorretamente e guarde todas as solicitações, para consultas caso necessário

1.3. Permissão de acesso em mais de uma unidade

O Sistema de Permissões - SIP permite a vinculação de usuários a mais de uma unidade, mas esta possibilidade deverá ser usada somente em casos específicos e justificados. Devemos evitar a tendência de centralizar a operação do sistema em usuários ou unidades, pois trabalhar com processos no SEI é bastante simples e intuitivo, e não há restrição de acesso por conta de cargos ou vínculos de servidores.

1.4. Sobre o cadastro de usuários

• Cadastro: É a operação de vinculação de usuário a determinado Órgão.

• Permissão: Liberação de funções (telas) para o usuário em determinada unidade, as quais podem ser:

o Básico: Acesso padrão para executar qualquer operação.

o Colaborador: Tem todos os acessos da permissão básica, menos a caneta de assinatura.

É usada para estagiários e funcionários terceirizados.

1.5. Funções do Administrador local

O administrador local do SEI tem as funções atribuídas conforme o parágrafo único do Artigo 4º do Decreto 55.838, de 15 de Janeiro de 2015:

“Art. 4º Caberá à Chefia de Gabinete, ou autoridade equipada, dos órgãos e entidades usuários do SEI assegurar o cumprimento das normas relativas ao processo eletrônico e monitorar sua implantação.

Paragráfo único. Os órgãos e entidades usuários do SEI indicarão, por meio de portaria, um ou mais administrados locais, aos quais caberá:

I – orientar usuários da unidade quanto à utilização do SEI;

II – encaminhar ao Órgão Gestor do SEI dúvidas não solucionadas internamente;

III – solicitar capacitação de usuários ao Órgão Gestor do SEI;

IV – encaminhar solicitação de cadastro de usuários, tipos de documentos e tipos de processos ao Órgão Gestor do SEI;

V – atribuir perfis de acesso aos usuários, de acordo com parâmetros do Órgão Gestor do SEI."

Dessa forma, significa que cabe ao Administrador Local do SEI a cogestão do sistema dentro de seus respectivos órgãos e, aos usuários, cabe consultar o seu respctivo administrador local quando necessário, para solucionar dúvidas ou obter informações.

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