Manual de Funções para Publicação no DOSP

Manual de Funções para Publicação do DOSP

1. Funções para publicação no Diário Oficial (SEI)

1.1 Como fazer a publicação de um documento

O que é: Procedimento oficial para enviar um documento do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)ao Diário Oficial (DOSP).

Por que é importante: Garante que informações internas da Prefeitura de São Paulo e suas autarquias se tornem públicas de forma legal e válida.

Passo simplificado: Acessar o processo - escolher o documento - seguindo o passo a passo a seguir.

1.2 Selecionar o documento a ser publicado

O que é: Escolha do arquivo que será enviado ao Diário Oficial.

Por que é importante: Apenas documentos permitidos para publicação podem ser enviados; isso evita erros e rejeições.

Passo simplificado:

1. Abra o processo no SEI

2. Localize o documento.

3. Verifique se ele está no grupo dos “publicáveis”.

4. Clique para selecioná-lo.

1.3 Clicar no botão “P”

O que é: Função que inicia a solicitação de publicação.

Por que é importante: Sem esse comando o SEI não reconhece que o documento deve ser enviado ao Diário Oficial.

Passo simplificado: Com o documento selecionado, clique no botão “P - Publicar” na barra de funções.

1.4 Selecionar a seção

O que é: Escolha da parte do Diário Oficial onde o documento será publicado.

Por que é importante: A seção correta garante que os consulentes tenham acesso e que a publicação siga as normas institucionais.

Passo simplificado:

1. Após clicar em “P”, abrirá uma lista de seções.

2. Escolha a que corresponde ao tipo do documento.

1.5 Ler o termo de aceite com atenção

O que é: Documento com regras e responsabilidades para publicação.

Por que é importante: Você confirma que o conteúdo está correto e que entende a responsabilidade legal da publicação.

Passo simplificado: Abra o termo exibido na tela e leia antes de prosseguir.

1.6 Clicar na caixa para confirmar o termo de aceite

O que é: Declaração de que você leu e concorda com o termo.

Por que é importante: Sem essa confirmação o SEI não permite continuar o envio ao Diário Oficial.

Passo simplificado: Marque a caixa “Li e aceito os termos”.

1.7 Clicar em “confirmar dados”

O que é: Etapa final para validar a publicação.

Por que é importante: Garante que todas as informações foram revisadas antes do envio definitivo.

Passo simplificado: Confira os dados apresentados e clique em “Confirmar Dados” para concluir a publicação.

1.8 Assinar documento para publicar

O que é: A ação permite que os documentos produzidos dentro do sistema sejam assinados eletronicamente por meio de utilização de login e senha ou de certificado digital (token). Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, de acordo com a necessidade.

Por que é importante: A assinatura de documento no SEI confere validade jurídica e administrativa, garantindo a identificação do responsável e a integridade das informações. Ela formaliza a manifestação de vontade do signatário e assegura autenticidade e rastreabilidade dos atos. Além disso, contribui para a segurança da informação, a eficiência administrativa e a redução do uso de papel.

Passo simplificado: Para assinar um documento com login e senha, o usuário deve:

1. Selecionar o documento na árvore do processo.

2. Clicar em Assinar Documento.

3. Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função.

4. Preencher o campo Senha (a mesma utilizada para acesso SEI).

5. Pressionar a tecla Enter ou clicar em Assinar.

2. Funções para cancelamento de publicação no SEI

2.1 Selecionar o documento na árvore do processo para cancelamento

O que é: Escolher o documento cuja publicação precisa ser cancelada.

Por que é importante: Verificando erros na publicação, será possível cancelar o documento e realizar correções apontadas. Observe sempre com atenção para cancelar o documento equivocado.

Passo simplificado:

1. Abra o processo.

2. Na árvore de documentos, clique no documento já publicado.

2.2 Abrir o processo e clicar no botão “P” com o “X” vermelho

O que é: Função do SEI que abre o menu de cancelamento de publicação.

Por que é importante: Esse botão é o único que permite desfazer a solicitação antes que o Diário Oficial receba o conteúdo; sem ele, o cancelamento não é iniciado.

Passo simplificado:

1. Com o documento selecionado, clique no ícone “P + X vermelho”, indicando cancelar publicação.

2.3 Clicar no calendário vermelho para cancelar a publicação e depois em “OK”

O que é: Ação final que confirma o cancelamento dentro do sistema.

Por que é importante: O calendário vermelho representa a agenda de publicação; clicar nele remove o documento da fila do Diário Oficial.

Passo simplificado:

1. Clique no ícone do calendário vermelho.

2. Uma mensagem de confirmação aparecerá.

3. Clique em “OK” para finalizar o cancelamento.

2.4 Atenção ao prazo! : só é possível cancelar até as 23h59 do mesmo dia

O que é: Limite máximo para cancelar a publicação.

Por que é importante: Após 23h59, o documento segue automaticamente para o Diário Oficial e não poderá mais ser removido, gerando publicação indevida.

Passo simplificado:

1. Realize o cancelamento no mesmo dia com tempo hábil para que o documento não seja publicado indevidamente.

2. Após esse horário, a função fica bloqueada.

3. Inclusão de documento externo no SEI

3.1 Selecionar “incluir documento”

O que é: Função que permite adicionar novos documentos ao processo.

Por que é importante: Sem esse comando, o SEI não abre a interface para registrar documentos externos, impedindo a inserção no processo.

Passo simplificado:

1. Dentro do processo, clique em Incluir Documento na barra de ferramentas.

3.2 Escolha o tipo de “documento externo”

O que é: Categoria usada para arquivos produzidos fora do SEI (PDFs, documentos digitalizados, e-mails etc.).

Por que é importante: Garante que o sistema trate o arquivo como conteúdo importado, mantendo registro, controle e autenticidade.

Passo simplificado:

1. Na lista de tipos de documento, selecione Documento Externo.

3.3 Selecionar a opção desejada (tipo de documento)

O que é: Escolha da classificação do documento (ex.: ofício, laudo, certificado, comunicação etc).

Por que é importante: A correta categorização facilita buscas, relatórios e controle do processo.

Passo simplificado:

1. Após escolher Documento Externo, selecione o tipo que melhor representa o arquivo.

3.4 Informar: data, formato e nível de acesso público

O que é: preenchimento dos metadados do documento.

Data: quando o documento foi produzido.

Formato: regularmente PDF.

Nível de Acesso: público (Acesso livre e irrestrito), restrito (Acesso limitado a unidades específicas ou usuários com perfil de interesse (ex: advogados, interessados) ou sigiloso (grau máximo de restrição, requer credencial específica).

Por que é importante: Essas informações garantem conformidade legal, organização e segurança da informação de acordo com a Lei de Acesso à Informação LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.

3.5 Selecionar o arquivo externo e clicar em “salvar”

O que é: Etapa onde o arquivo externo é carregado no sistema.

Por que é importante: Somente após o salvamento o documento passa a existir formalmente dentro do processo.

Passo simplificado:

1. Clique em Escolher arquivo.

2; Selecione o arquivo no computador.

3. Clique em Salvar.

3.6 Visualização do documento na árvore do processo* *(visualização organizada de todos os documentos de um processo, apresentados em uma estrutura vertical - como uma árvore - mostrando sua ordem de produção ou uma ordem personalizada, permitindo ver, consultar e gerenciar o conteúdo de forma lógica e sequencial.)

O que é: Exibição do documento recém-incluído na estrutura do processo.

Por que é importante: Confirma que a inclusão foi bem-sucedida e que o arquivo está vinculado ao processo correto.

Passo simplificado:

Verifique se o documento aparece na árvore (lista lateral dos documentos do processo).

3.7 Copiar o link do documento externo

O que é: Obtenção do número identificador do documento no SEI (número SEI).

Por que é importante: Esse número permite referenciar o documento em outros arquivos dentro do processo.

Passo simplificado:

1. Abra o documento incluído e copie seu código/número SEI exibido na barra superior.

3.8 Selecionar o documento já existente no processo SEI no qual será inserido um documento externo

O que é: Escolher o documento interno no qual será feita a referência ao documento externo.

Por que é importante: O SEI permite vinculação entre documentos, mantendo clareza, rastreabilidade e organização.

Passo simplificado:

Abra o documento interno que receberá o link.