Cartilha do Usuário do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)

1. Iniciando o Acesso ao SEI

Como acessar o SEI

Para acessar o SEIdigite no seu navegador o link da imagem abaixo:

Está é a página para acesso ao SEI pelos servidores cadastrados. Caso ainda não tenha acesso, ao longo do manual iremos instruí-lo para se cadastrar

- No campo “Usuário”, informe a sigla da sua unidade e seu RF, sendo de 6 dígitos.

- No campo “Senha”, informe sua senha de acesso.

- Informe também a sigla do seu Órgão.

- Após preencher os campos, clique em “Acessar”.

Nesta nova versão do SEI, a segurança também foi aprimorada com uma camada extra de proteção: agora há o impedimento de gravação da senha no seu navegador e podemos escolher a autenticação em dois fatores.

Ao acessar, o usuário será direcionado para a tela inicial de Controle de Processos.

1.1 Funcionalidades da Barra de Ferramentas

A Barra de Ferramentas se posiciona na parte superior da tela. Aqui temos algumas funcionalidades:

- Ao clicar na função “Menu do Sistema”, temos a possibilidade de ocultar ou exibir o painel de funções.

- O menu está organizado em ordem alfabética e com ícones minimalistas, otimizando a visualização das informações. Podemos ainda pesquisar uma ferramenta específica no campo de pesquisa

1º Pesquisa:

No campo de pesquisa, podemos procurar por um documento ou processo específico inserindo seu número de protocolo, através de palavras-chave. Ao clicar na lupa, temos a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada.

2º Trocar unidade:

A troca de unidade agora se efetua em uma nova página, assegurando que a ação de troca seja realizada pelo usuário.

3º Controle de Processos:

Em"Controle de Processos" retornaremos à página inicial.

4º Painel de Controle:

Em"Painel de Controle" temos acesso geral técnico a todos os processos.

5º Novidades:

Para acessar novas informações internas dos administradores do SEI, basta ir em “novidades”.

6º Acessibilidade:

Para acessar os recursos “Teclas de Atalho”.

7º Configurações do Sistema:

Em “Configurações do Sistema”, você poderá mudar a cor da interface, como também escolher a opção de alto contraste, garantindo acessibilidade para pessoas com baixa visão.

8º Acesso ao Sistema:

No ícone de “usuários”, temos a informação de qual servidor está logado e o registro de seu acesso ao sistema.

9º Sair do Sistema:

Clique em “Sair do Sistema” para deslogar. Lembre-se de encerrar a sessão sempre que se ausentar da estação de trabalho pois qualquer ocorrência será de inteira responsabilidade do servidor.

1.2. Conhecendo a tela de Controle de Processos:

Vamos conhecer as funcionalidades do painel de controle de processos:

1º Enviar Processo:

Tramita um ou mais processos para outra unidade.

2º Atualizar Andamento:

Será aberta uma caixa de texto na qual o usuário poderá digitar o status do processo atualizando o interessado.

3º Atribuição de Processo:

Atribui o processo a um usuário específico.

4º Incluir em Bloco:

Incluir o processo em bloco interno da unidade ou bloco de reunião. Os blocos internos servem para organizar os processos por temas, e os blocos de reunião podem ser enviados para unidades para visualização dos processos.

5º Sobrestar Processo:

Interrompe por um período, o andamento do processo que aguarda alguma pendência. Deve ser procedido de determinação legal pertinente e inserção de Termo de Sobrestamento, assinado por servidor competente.

6º Concluir Processo:

Conclui as ações no processo na unidade selecionada, mas não o envia a outra unidade.

7º Anotações:

Permite a inserção de informações internas sobre o processo.

8º Acompanhamento Especial:

Organização dos processos por temas na unidade logada.

9º Incluir Documento:

Inserção de documentos externos e criação de documentos internos.

10º Adicionar ou Remover Marcadores:

Marcadores permitem categorizar os processos na tela “Controle de Processos”, com esquema de cores criado pela unidade.

11º Controle de Prazos:

Adiciona prazo ao processo. Um processo com prazo passa a ser visualizado no “Painel de Controle”: como dentro ou fora do prazo.

Na parte inferior, temos os processos listados facilitando a visualização rápida e as ações que os envolvem.

12º Visualização detalhada:

Em “Visualização detalhada” o usuário poderá visualizar os processos com detalhes específicos, como o nome do interessado daquele documento.

13º Configurar detalhe:

Aqui você poderá escolher os campos que deseja estar em destaque para serem exibidos diretamente na página de “Controle de Processos”.

14º Atribuídos a mim:

Aqui o usuário acompanha processos da sua atribuição.

15º Ver por marcadores:

Processos que foram categorizados com “Marcadores” serão exibidos aqui, com esquema de cores criado pela unidade.

16º Ver por tipo:

É uma forma de classificar, localizar e gerenciar melhor os processos dentro do SEI, de acordo com a natureza do assunto tratado.

17º Ver por prioridade:

Ajuda o usuário a gerenciar melhor o tempo e as demandas, dando visibilidade aos processos que exigem atenção imediata.

Caso ainda não tenha o seu acesso ao SEI, siga as orientações abaixo:

- Através dos órgãos setoriais entre em contato com a equipe de gestão documental (Edoc) da secretaria ou entidade da administração direta da qual faz parte e solicite seu acesso. - O administrador local do SEI irá permissionar seu acesso através do Sistema de Permissões - SIP - Caso haja algum problema, o administrador local deve abrir um chamado em nosso suporte.

Suporte SEI:

seisuporte@prefeitura.sp.gov.br

Chat:

https://arquip.prefeitura.sp.gov.br/chat

Lembre-se que o atendimento do suporte é através dos chamados efetuados pelo administrador local do seu órgão. Assim, em casos de liberações de acessos ou ações, procure o administrador e este abrirá um chamado ao suporte, caso a concessão não lhe for atribuída em suas funções.

2. Introdução básica sobre processo e documento eletrônico

A lei nº 14.141 de 27 de março de 2006, dispõe sobre o processo administrativo na administração pública.

Entende-se por processo administrativo todo conjunto de documentos, ainda que não autuados, que exijam decisão.

Processo:

- Será composto pelo conjunto de documentos, requerimentos, atas, pareceres e informações. - Deve ser iniciado por uma autoridade, ou seja, o agente público ou através de um requerimento pelo interessado, sendo pessoa física ou jurídica.

Além disso, distingue-se entre processo normal (de uso recorrente do serviço público) ou especial (aqueles disciplinados por normas próprias, diferenciando-se das aplicáveis ao processo comum).

Os processos administrativos comuns não dependem de uma forma determinada, salvo se a lei exigir.

Os agentes públicos devem obedecer, dentre outros, os princípios de primazia no atendimento ao interesse público: economicidade, eficiência, legalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, impessoalidade e publicidade.

Pode-se utilizar o meio eletrônico para gerar, instruir e decidir sobre processos administrativos, como também publicar atos, informações ou comunicações. Além de produzir documentos públicos e registros de informações de processos encerrados. Entretanto, deve-se assegurar que:

- Sejam indicados os níveis de acesso; - Tenha a segurança e o sigilo dos dados pessoais; - Tenha a identificação do usuário que consultou o processo ou que realizou a alteração de dados; - Haja o detalhamento do histórico de transações eletrónicas.

2.1. Como inciar um processo SEI

Acesse o SEI e faça login do seu usuário.

Atente-se à unidade selecionada antes de iniciar um novo processo.

1º Clique em "Menu"

2º Passe o cursor em “Iniciar processo"

3º Temos duas opções: O processo “comum”: é criado vazio e deve antes de colocar documentos instrutórios, realizar o preenchimento do documento com o “termo de abertura de processo”. Já o processo com “formulário padronizado”, inicia com dados estruturados a depender da sua finalidade.

- Vamos ao processo comum:

Nesta tela temos acesso ao “Tipo de processo”. A lista abaixo informa os tipos de processos mais usuais da sua unidade, indicando assim, a natureza e objetivo de tal processo.

É possível pesquisar o tipo de processo digitando o seu título, como no exemplo apresentado.

Caso não encontre o tipo de processo, clique em “exibir todos os tipos”, no símboloe será mostrado todos os tipos de processo usados em diversas unidades. para retornar a lista da sua unidade, clique no sinal de subtração

4º Para o nosso exemplo, iremos iniciar um processo do tipo “Pagamento: Compras”.

5º Os próximos passos serão inserção de informações mais detalhadas sobre o processo.

Tipo do Processo: novamente é informado o tipo de processo, tendo a possibilidade de modificar clicando na seta apontada para baixo.

Especificação: completamos com informações sobre o processo, ou sobre seu objeto.

Classificação por Assuntos: orienta a uma categorização por tipos de assuntos tratados nos processos. Estas informações são importantes para designar uma classificação dos processos e sua inserção na tabela de temporalidade. Interressados: Inserimos a quem se refere o processo, a um servidor específico ou unidade, a pessoa física ou jurídica.

É importante completar este campo, facilitando a pesquisa do processo através do interessado indicado.

Observações: permitem a inserção de informações adicionais para o setor desta unidade, colaborando para a celeridade do processo.

Nível de acesso: agora devemos escolher o “nível de acesso”, garantindo a segurança de dados e controle de quais unidades podem consultar tal processo.

- Sigiloso: quando a lei permitir, o usuário deverá selecionar este nível de acesso.

- Restrito: há a visibilidade de seus documentos na unidade em que estiver aberto. A escolha da restrição deve ser pautada por uma hipótese legal.

- Públicos: podem ser acessados por qualquer usuário da unidade. Para este exemplo usaremos o acesso público.

6º Após colocar todas as informações necessárias, clique em “salvar”.

Quando o processo for criado, um número de protocolo será gerado. Este será o número do processo. O número de protocolo ficará visível na coluna de processos gerados pela unidade enquanto estiver aberto, em sua tela de controle de processos.

Vamos iniciar um processo a partir de um “Formulário Padronizado”

Siga aos passos 1 a 3 acima e selecione a opção: “Formulário Padronizado”.

7º Podemos visualizar e escolher o tipo de processos que iremos iniciar. Para o nosso exemplo, iremos iniciar “Processo em Idade Intermediária Digitalizado”.

8º Preencheremos os campos sobre o processo, com o seu número no SIMPROC, CPF ou CNPJ do interessado, nome e o assunto a qual o processo trata.

9º Agora iremos anexar os documentos já digitalizados e autenticados e seus campos indicados. Para esse formulário, iremos anexar a capa do processo, suas folhas e plantas, além de um alvará.

10º Após adicionarmos os documentos necessários, clicamos em “Salvar”.

11º O processo foi iniciado, agora teremos acesso ao processo e seus documentos adicionados. Podemos copiar e pesquisar seu número ou acessá-lo através da tela de “Controle de Processos”, no campo de processos gerados pela unidade.

12º Na árvore de processos, temos acesso sobre as informações preenchidas no formulário e os documentos adicionados, podendo seguir sua tramitação ou inserção do termo de encerramento, caso não seja inserido mais alguma informação.

Lembre-se de alterar o nível de acesso caso seja necessário. Sobre esta funcionalidade, iremos ver nos próximos módulos.

2.2. Como incluir um documento (interno ou externo)

É preciso lembrar que os documentos criados ou inseridos no SEI sempre têm vínculo a um ou mais processos. Os mesmos não podem ficar isolados.

Após iniciarmos o processo, podemos inserir os documentos necessários para a sua realização.

Há a possibilidade de produzir um tipo de documento ou inserir um externo.

Primeiro veremos um documento interno.

1º Vamos Clicar no primeiro ícone: “Incluir documento”

2º Aqui temos acesso a tipos de documentos que podem ser incluídos.

3º Para o nosso exemplo, iremos inserir um documento de "Contrato Teste" e preencheremos com as informações adicionais.

Texto Inicial: podemos iniciar um documento com um texto pré-definido de acordo com o tipo de assunto tratado.

• Documento Modelo: importamos um tipo de documento que o usuário o classificou como favorito.

• Texto Padrão: temos a possibilidade de escolher modelos já produzidos e salvos para serem usados em processos que devam seguir um padrão de informações. Para o nosso caso, iremos escolher o texto "Teste".

• Nenhum: não há uma estrutura de texto pré-definida, ficando a cargo do usuário formular suas informações no corpo do documento.

Descrição: informe sobre o que se trata o documento.

Nome na Árvore: este campo não é obrigatório, mas há possibilidade de inserir uma nomenclatura que ficará visível na árvore do processo.

Interessado: Caso haja um interessado, sendo um usuário específico, pessoa física ou jurídica, indicamos neste campo.

Classificação por Assuntos: como vimos anteriormente, a classificação segmenta o processo de acordo com seu tipo. Caso este campo fique em branco, será vinculado a classificação do documento pelo tipo de processo.

Observações desta Unidade: Campo que poderá ser adicionado informação para outros usuários de sua unidade.

Nível de Acesso: por último, informe o nível de acesso, levando em consideração o que vimos anteriormente. Podemos então restringir acesso a documentos específicos, mesmo que o processo esteja como público.

Para este exemplo, manteremos como público.

4º Após preencher os campos, clique em “Salvar”.

Pronto, seu documento foi criado e podemos observar sua referência na árvore do processo. Vamos agora inserir um documento externo.

1º Voltamos para a "raiz" da árvore do processo clicando em seu número de protocolo e, novamente, vamos em "Incluir Documento"

2º Escolha a opção "Externo" ou digite no campo de pesquisa, caso não visualize essa opção.

Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento que será inserido.

Data do Documento: Indique a data que o documento foi produzido.

Número e Nome na Árvore: Preencha com o número e o nome do documento. Estas informações ficarão visíveis na árvore do processo.

Formato: Temos a opção "Nato-digital", isto é, quando o documento foi produzido digitalmente e "Digitalizado nesta Unidade" e/ou quando o processo passou do suporte físico ao digital, assim sendo necessária a indicação do tipo de conferência efetuada.

3º Preencha os campos conforme o necessário, após isso, clique em "Escolher Ficheiro" e selecione o arquivo externo para ser anexado.

4º Verifique se o documento foi anexado por completo.

5º Após anexar, clique em "Salvar"

Pronto! O documento externo foi anexado ao processo.

3. Como editar um documento

A ferramenta “Editor de Conteúdo” possibilita a modificação do texto inserido em documentos internos gerados em um processo SEI.

É preciso destacar que só podemos editar documentos internos que não foram assinados por um outro usuário. Podendo ser simbolizado pela caneta de assinatura na cor amarela

1º Para editar acesse o processo e clique no documento que será editado.

2º Em seguida selecione o ícone "Editar Conteúdo"

3º Clique no campo de texto e a partir dessa ação terá a possibilidade do uso de diversificadas ferramentas para a sua formatação.

4º Após finalizar sua edição, clique em "salvar" e feche a janela de edição.

5º O documento teve seu texto editado, podendo já ser visualizado.

4. Como assinar um documento

Os documentos internos produzidos no SEI podem ser assinados eletronicamente através das credenciais do usuário, assegurando a autenticidade das informações do documento e sua veracidade.

1º Para assinar: faça o login no SEI, acesse o processo e selecione o documento que deve ser assinado.
2º Após selecionar, clique no ícone “Assinar Documento”

3º Preencha com as suas credenciais e clique em "salvar"

O documento já está assinado. Enquanto a caneta amarelaaparecer ao lado do nome na árvore do processo, significa que não foi visualizado por outro usuário nesta unidade, podendo ser editado, mas requerendo assinatura novamente. Quando outro usuário visualizar o processo o mesmo é enviado à outra unidade, a marcação de assinatura é indicada pela caneta preta, limitando algumas ações como a edição.

5. Como excluir ou cancelar um documento

A opção de exclusão de documento se efetiva no momento da sua criação, até mesmo quando assinado, desde que ainda não tenha sido visualizado ou assinado por outro usuário.

1º Selecione o documento que será excluído. Para o nosso exemplo, será um documento externo que acabou de ser inserido ao processo e que não foi visualizado por outro usuário.
2º Clique no ícone "Excluir"

3º Confirme a exclusão.

4º Seu documento foi excluído, mas lembre-se que a ação de exclusão fica detalhada no histórico de ações do processo.

Em situações em que o documento não pode ser excluído, entretanto desejamos retirar a sua informação do processo, se for autorizado, usamos a opção “Cancelar Documento”.

A opção de cancelamento de um documento é visível após a concessão de acesso pelo Núcleo de Sistemas. Para solicitar um suporte, as informações devem ser enviadas pelo Administrador Local ao canal de atendimento.

1º Após liberado a ação de cancelamento, precisamos acessar o processo e abrir o documento que será cancelado.

2º Clique no ícone “Cancelar Documento”.

3º Informe o motivo do cancelamento e, ao final, clique em "salvar"

4º O documento foi cancelado. Entretanto, o mesmo não é retirado da árvore do processo. O ícone de cancelamento será indicado, como se mostra no exemplo, e não terá a possibilidade de abrir o documento.

5º Além disso, a informação sobre o cancelamento e quem efetivou a ação estarão visíveis no histórico completo do processo.

6.1. Como enviar um processo a outra unidade

A opção de envio de processos a outros setores ou unidades proporciona a celeridade no andamento e execução do mesmo. Podemos ainda enviar ou abrir um processo em mais de uma unidade, quando se há a necessidade de realizar diversas ações por usuários de unidades diferentes.

1º Vá ao processo que deseja enviar e clique no ícone “Enviar Processo”

2º Preecha os campos:
Processos: Indica quais processos serão enviados.
Órgão das Unidades: Filtra quais unidades por órgão podemos selecionar.
Unidades: Digite parte do nome da unidade a ser enviada e selecione-a. Podendo selecionar mais de uma unidade, ou quando adicionada no campo abaixo e selecionado seu nome, retirá-la da lista de envio clicando no ícone

3º Podemos ainda selecionar as opções de manter o processo, aberto na unidade de envio, remover anotações realizadas no processo, ou enviar um e-mail de notificação. Além disso, há a possibilidade de programar o retorno do processo à unidade de envio.

4º Após preencher os campos necessários, clique em "enviar".

6.2. Enviando mais de um processo a outra unidade

Além de enviar um processo através de suas ferramentas ao acessá-lo, podemos enviar em lote com apenas uma ação.

1º Acesse a tela de Controle de Processos e selecione os processos que devem ser enviados. Clique novamente no ícone "Enviar Processo"

2º Em "Processos" visualizamos os protocolos selecionados, confirme os dados e preencha os campos necessários. Ao final, clique em "Enviar" e todos os processos selecionados serão enviados em apenas uma ação à unidade indicada.

6.3. Como encerrar um processo na unidade

É preciso lembrar que, ao clicarmos em "Concluir Processo", ele será fechado apenas na unidade selecionada. Para concluir por completo, ele deverá estar aberto apenas em uma unidade.

1º Antes de concluirmos o processo por completo, devemos inserir um "Termo de Encerramento", para que novas informações não sejam incluídas após a data de conclusão. Assim sendo, vá ao ícone "Incluir Documento"

2º Pesquise por "Termo de Encerramento" e selecione a opção.

3º Há a possibilidade de selecionar um tipo de texto pré-definido ou de preencher as informações manualmente. Indique o nível de acesso e clique em "salvar".

4º O termo irá abrir em uma janela pop-up. Edite se for necessário, e não esqueça de inserir sua assinatura, conforme visto anteriormente.

5º Para finalizar a operação, vá ao ícone "Concluir Processo"

6º Quando concluído, será indicado que o processo não está aberto em nenhuma unidade.

6.4. Como reabrir um processo

Caso seja necessário efetuar novas ações em um processo, podemos sua reabertura.

1º Acesse ao processo que vai ser reaberto e clique no ícone "Reabertura de Processo". Com isso, ele ficará atribuído ao usuário que realizou a ação

2º Para efetuar novas ações no processo, vamos reativá-lo inserindo um termo. Vá à opção "Incluir Documento"

3º Pesquise por "Termo de Reabertura de Processo" e selecione-o.

4º Preencha os campos e clique em "Salvar".

5º Insira as informações no corpo do texto e assine o documento

Agora o processo pode ter novas informações incluídas.

7.1 Pesquisa de processos

No campo de pesquisa podemos procurar por um documento ou processo específico inserindo seu número.

Também podemos realizar pesquisas com uso de palavras-chave que foram mencionadas em determinado documento.

Ao clicar na lupa, podemos realizar uma pesquisa avançada.

Como apresentado nos módulos anteriores, a tela de Controle de Processos é de suma importância para o gerenciamento de processos, sejam os recebidos ou gerados na própria unidade. Além de realizarmos ações que envolvam mais de um processo, com uso de ferramentas específicas, também temos diversas opções de visualização, como a indicação dos que ainda não foram visualizados por nenhum usuário da unidade, e processos que o usuário acessou e os que não acessou, indicados pelo sistema de cores. Nesse espaço, podemos ainda receber os processos que foram atribuídos ao usuário e utilizar filtros para acessá-los, tanto pelo tipo quanto pelo marcador inserido.

7.2. Consultas do andamento do processo

Para consultarmos o andamento do processo e mapear em que fase ele está inserido, precisamos acessá-lo.

1º Após aberto, clique em "Consultar Andamento".

2º Temos acesso a informações resumidas realizadas no processo. Para um histórico completo clique em "Ver histórico completo".

3º Para adicionar novas informações sobre o andamento do processo, clique em "Atualizar Andamento", ou nas ferramentas, clicar em

4º Coloque a descrição da atualização e clique em "salvar". As informações inseridas serão visualizadas no histórico resumido.

7.3. Acompanhamento especial

O acompanhamento especial contribui para a criação de grupos de processos, determinados por temas, a serem acompanhados.

1º Entre no processo e clique no ícone "Acompanhamento Especial"

2º Selecione um grupo, caso haja um pré-definido. Para criar um novo grupo clique no ícone

3º Escolha um nome. Para nosso exemplo, colocaremos "Compras e Contratos". Depois, clique em "salvar".

4º Complemente com alguma observação e clique em "salvar".

5º O acompanhamento foi adicionado. Podemos editar ou excluir tal ação.

6º Para consulta dos processos em acompanhamento especial, vá ao menu na barra lateral e clique no item "Acompanhamento Especial".

7º Podemos visualizar todos os processos com acompanhamento ou podemos filtrar de acordo com o grupo inserido.