SEI - Sistema Eletrônico de Informações - Ícones
ACOMPANHAMENTO ESPECIAL
Descrição: A função acompanhamento especial pode ser utilizada para agrupar processos com as mesmas características e que precisam ser especialmente acompanhados.
Quando usar: Se há diversos processos que precisam ser acompanhados, é possível agrupá-los por assunto, tema ou outra característica que o usuário considerar mais adequada.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone acompanhamento especial.
4. Selecione o grupo onde deseja visualizar o processo.
5. Clique em Salvar.
6. Para criar um novo grupo, clique no ícone verde ao lado do campo grupo.
7. Digite o nome do grupo que deseja criar.
8. Clique em salvar.
9. Para visualizar os grupos sob sua administração, vá para o menu principal.
10. Clique em acompanhamento especial.
11. Selecione o grupo que deseja visualizar ou busque por palavra chave.
ADICIONAR AOS FAVORITOS
Descrição: A função adicionar aos favoritos é utilizada para incluir um processo ou documento à lista pessoal de favoritos.
Quando usar: Para facilitar a localização do processo ou documento na lista de controle de processos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Se necessário, selecione um documento.
4. Clique no ícone adicionar aos favoritos - para processos o ícone se encontra na cor amarela e para documentos o ícone se encontra na cor azul.
5. Se desejar, pode selecionar um grupo.
6. Clique em salvar.
7. Para consultar seus favoritos, na barra de menu principal clique em favoritos.
ADICIONAR MARCADOR
Descrição: A função adicionar marcador é utilizada para sinalizar um processo de acordo com parâmetros estabelecidos pelo usuário, ficando visível na tela de controle de processos.
Quando usar: Para categorizar os documentos na lista de controle de processos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone adicionar marcador.
4. Selecione o marcador.
5. Clique em Salvar.
ANEXAR PROCESSO
Descrição: A função anexar processo permite inserir um processo dentro de outro, como um documento composto.
Quando usar: Quando um processo completo contiver todas as informações necessárias para instruir outro processo, ele poderá ser associado como documento ao processo principal. Após essa associação, não será mais possível incluir novos documentos no processo que foi associado como documento, permanecendo o processo principal apto a receber novas inclusões normalmente. O cancelamento dessa associação somente poderá ser realizado pelo administrador do sistema.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone anexar processo.
4. Digite o número do processo que deseja anexar.
5. Clique em pesquisar.
6. Confirme o tipo de processo.
7. Clique em anexar.
ANOTAÇÕES
Descrição: A função anotações é usada para inserir lembretes, observações, orientações sobre o processo.
Quando usar: Se houver informações importantes que possam impactar o andamento do processo, é possível incluir anotações que forneçam orientações sobre esses aspectos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone anotações.
4. No campo descrição, faça a anotação desejada e sinalize se é prioridade quando necessário.
5. Clique em salvar.
ASSINAR DOCUMENTO
Descrição: A função assinar documento é utilizada para incluir a assinatura do responsável em um documento interno.
Quando usar: Após a conclusão da edição do documento.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Na árvore do processo, clique no documento que deseja assinar.
4. Clique no ícone assinar documento.
5. Abrirá uma nova janela que deve ter todos os campos preenchidos.
6. Digite sua senha de rede.
7. Clique em assinar.
ATUALIZAR ANDAMENTO
Descrição: A função atualizar andamento é utilizada para cadastrar texto com a informação de etapas pelo qual o processo está passando.
Quando usar: Para incluir informações relevantes ao processo e sua tramitação no qual não constem na sua árvore ou que complemente seu conteúdo.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone atualizar andamento.
4. No campo descrição digite a informação de forma resumida.
5. Clique em salvar.
6. Para visualizar a informação inserida, clique em consultar andamento, logo abaixo da árvore do processo.
ATRIBUIR PROCESSO
Descrição: A função atribuir processo é utilizada para selecionar um servidor da unidade para atuar sobre o processo selecionado.
Quando usar: O processo necessita ser direcionado a um servidor específico da unidade onde foi aberto.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone atribuir processo.
4. No campo atribuir para: selecione o servidor.
5. Clique em salvar.
CIÊNCIA
Descrição: A função ciência é utilizada para marcar um processo ou um documento para alguém no qual se deseja notificar conhecimento a respeito do conteúdo disponibilizado.
Quando usar: Quando for necessário deixar claro para todos os envolvidos que o processo ou documento está sendo acompanhado e que o responsável pelo acompanhamento concorda com o conteúdo registrado (autuado).
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Se necessário, selecione um documento.
4. Clique no ícone ciência.
5. O ícone de ciência aparecerá ao lado do objeto selecionado (processo ou documento).
COMENTÁRIO
Descrição: A função comentários é utilizada para adicionar um comentário no processo que fica visível para todos na unidade.
Quando usar: Para explicar, complementar ou informar algo sobre o processo e/ou documento na unidade.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Se o comentário for referente a um documento em especial, clique no documento desejado.
4. Clique no ícone comentários.
5. Indique os destinatários.
6. Digite o texto do comentário.
7. Clique em salvar.
8. O ícone do comentário aparecerá ao lado do número do processo ou do documento selecionado.
CONCLUIR PROCESSO
Descrição: A função concluir processo nesta unidade possibilita o fechamento do processo na unidade que tramita sem encerrá-lo.
Quando usar: A autuação de responsabilidade da unidade foi concluída, porém há outras ações a serem adotadas por outras unidades antes de seu encerramento. Também pode ser utilizado para aguardar devolução de autuação de outra unidade.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone concluir processo nesta unidade.
4. Selecione somente concluir para apenas fechar o processo na unidade.
5. Selecione concluir e agendar reabertura na unidade para receber um novo encaminhamento em prazo determinado.
6. Clique em salvar.
CONSULTAR / ALTERAR PROCESSO
Descrição: A função consultar/alterar processo é utilizada para consultar e/ou alterar informações contidas no processo.
Quando usar: Na necessidade de verificar: informações sobre o processo, corrigir informações inseridas no momento da sua abertura, alterar características devido às autuações recebidas ou descaracterizá-lo por tipologia.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone consultar/alterar processo.
4. Verifique as informações contidas no processo.
5. Faça as alterações que deseja.
5. Clique em salvar.
CONTROLE DE PRAZO
Descrição: A função controle de prazos é utilizada para adicionar um prazo ao processo.
Quando usar: Se o processo tiver uma data pré-determinada em seu andamento ou em sua conclusão.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone controle de prazos.
4. Defina o tipo de prazo que deseja acompanhar - data certa ou prazo em dias - ou se deseja concluir o acompanhamento.
5. Clique em salvar.
6. O sinalizador de acompanhamento aparecerá na tela de controle de processos - verde se estiver no prazo e vermelho se o prazo foi ultrapassado.
DEFERIR OU INDEFERIR REQUERIMENTO
Descrição: A função deferir ou indeferir requerimento é utilizada para registrar um despacho decisório em processos de requerimento externo ou iniciados por formulário padronizado.
Quando usar: Se o processo foi aberto por um requerimento externo ou iniciado por um formulário padronizado e possui uma decisão a ser registrada.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone deferir ou indeferir requerimento.
4. Selecione o tipo de despacho decisório.
5. Selecione se o processo pode ser encerrado (não há possibilidade de recursos se os prazos previstos em lei foram cumpridos).
6. Justifique o despacho decisório selecionado.
7. Clique em salvar.
EDITAR CONTEÚDO
Descrição: A função editar conteúdo permite a edição de todo o conteúdo já existente em um documento.
Quando usar: Em documentos que não foram assinados ou publicados, utilize esta função quando for necessário:
- Corrigir grafia
- Alterar o conteúdo existente
- Anonimizar dados
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Na árvore do processo, clique no documento que deseja editar.
4. Clique no ícone editar conteúdo.
5. Edite as informações desejadas.
6. Clique em salvar.
Observação: Caso o documento já esteja assinado, qualquer edição realizada resultará na exclusão da assinatura.
ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA
Descrição: A função enviar correspondência eletrônica é utilizada para envio de e-mail para um ou mais interessados no processo.
Quando usar: Se há necessidade de solicitar e/ou enviar documentos e/ou informações aos envolvidos no processo.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone enviar correspondência eletrônica.
4. Selecione o remetente.
5. Indique os destinatários.
6. Indique o assunto.
7. Digite a mensagem.
8. Determine o nível de acesso.
9. Selecione documentos do processo (se necessário).
10. Anexe arquivos (se necessário).
11. Clique em enviar.
ENVIAR PROCESSO
Descrição: A função enviar processo é utilizada quando há necessidade de tramitá-lo para outra unidade ou órgão.
Quando usar: Se os procedimentos de competência da unidade ou órgão foram concluídos e é necessário dar prosseguimento ao processo em outra unidade. O processo é finalizado na unidade de origem, exceto se no momento do envio, for marcada a opção manter o processo aberto na unidade atual. Quando o processo é finalizado, ele deixa de aparecer na tela controle de processos. Mesmo assim, ainda é possível encontrá-lo usando as opções de pesquisa, estatísticas da unidade, bloco interno ou acompanhamento especial.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Na árvore do processo, clique no documento que deseja encaminhar.
4. Clique no ícone enviar processo.
5. Para devolver um processo para uma unidade por onde ele já tramitou, clique em mostrar unidades por onde tramitou e selecione a unidade (esta opção aparece no final da árvore ao clicar na lupa consultar andamento).
6. Para encaminhar para uma unidade que não autuou no processo, selecione órgão das unidades.
7. No campo abaixo do campo unidades, utilize o ícone da lupa para selecionar a(s) unidade(s) desejada(s) e clique em transportar.
8. Opcionalmente, selecione as ações a serem tomadas no envio do processo:
- Manter processo aberto na unidade atual
- Remover anotação
- Enviar e-mail de notificação
- Retorno programado - data certa ou prazo em dias
- Reabertura programada - data certa ou prazo em dias
9. Clique em enviar.
GERAR ARQUIVO PDF DO PROCESSO
Descrição: A função gerar Arquivo PDF do processo é utilizada para realizar o download de todos os documentos do processo em versão PDF.
Quando usar: Na necessidade de impressão, arquivo pessoal ou envio do processo. Ressalta-se que pode ocorrer de nem todos os documentos que compõem o processo serem compatíveis para esta conversão.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone gerar arquivo PDF do processo.
4. Selecione uma das opções de conversão.
5. Clique em gerar.
GERAR ARQUIVO ZIP DO PROCESSO
Descrição: A função gerar arquivo ZIP do processo é utilizada para realizar o download de todos os documentos do processo em uma pasta compactada em formato ZIP.
Quando usar: Na necessidade de baixar arquivo pessoal ou envio de um processo com conteúdo grande demais.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone gerar arquivo ZIP do processo.
4. Selecione uma das opções de conversão.
5. Clique em gerar.
GERENCIAR DISPONIBILIZAÇÕES DE ACESSO EXTERNO
Descrição: A função gerenciar disponibilização de acesso externo permite o envio de mensagem eletrônica a um ou mais interessados com um link de acesso ao processo.
Quando usar: Para liberar o acesso às informações do processo e/ou liberar a inclusão de documentos pertinentes ao processo por entes externos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone gerenciar disponibilização de acesso externo.
4. Selecione o e-mail remetente em e-mail da unidade.
5. Digite o nome do destinatário e seu e-mail.
6. Selecione o tipo de acompanhamento.
7. Marque se será liberada a inclusão de documentos por pessoas externas.
8. Digite o número de dias que o acesso ficará disponível.
9. Cadastre uma senha de acesso.
10. Clique em disponibilizar.
GERENCIAR ENVIOS PARA SEI FEDERAÇÃO
Descrição: A função gerenciar envio para SEI federação é utilizado para encaminhar processos para outras entidades estaduais e federais que utilizem a ferramenta SEI.
Quando usar: Para encaminhar processos que precisem de autuação de entidades de nível estadual ou federal e que utilizem a ferramenta SEI.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone gerenciar envio para SEI federação.
4. Selecione o destino.
5. Pesquise a instalação/órgão.
6. No campo motivo descreva a justificativa para encaminhamento.
7. Insira sua senha SEI.
8. Clique em enviar.
GERENCIAR MARCADOR
Descrição: A função gerenciar marcador é utilizada para administrar os marcadores através de cores e denominações.
Quando usar: Para categorizar os processos na tela de controle de processos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone gerenciar marcador.
4. Para criar um novo marcador, clique no ícone verde com sinal de +.
5. Selecione o ícone e dê um nome a ele.
6. Clique em salvar para criar o ícone.
7. Clique em salvar novamente para marcar o processo.
INCLUIR DOCUMENTO
Descrição: A função incluir documento é utilizada para inserir novos documentos — internos ou externos — dentro de um processo administrativo.
Quando usar: Utilize esta função quando for necessário:
- Iniciar um processo (exceto de Negócios Públicos)
- Complementar informações.
- Inserir documentos finais para encerramento.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone incluir documento.
4. Escolha o tipo de documento na lista ou digite o nome no campo de busca.
5. Caso o documento não apareça, verifique o ícone ao lado:
Verde = lista reduzida
Vermelho = lista completa
6. Preencha os campos obrigatórios.
7. Clique em salvar.
8. O documento abrirá em nova janela para edição.
INCLUIR EM BLOCO
Descrição: A função incluir em bloco é utilizada para incluir o processo em bloco interno da unidade ou bloco de reunião.
Quando usar: Os blocos internos servem para organizar os processos por temas e os blocos de reunião podem ser enviados para unidades para visualização dos processos.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone incluir em bloco.
4. Selecione um bloco existente ou crie um novo bloco interno ou um novo bloco de reunião.
5. Clique em OK.
INICIAR PROCESSO RELACIONADO
Descrição: A função iniciar processo relacionado é utilizada para criar um novo processo que estará diretamente ligado a um outro processo em andamento.
Quando usar: Um processo principal tem relação com outros processos em andamento. Um exemplo são os processos de compras e pagamento que estão relacionados a um processo de ata de registro de preços.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone iniciar processo relacionado.
4. Escolha o tipo de documento na lista ou digite o nome no campo de busca.
5. Caso o documento não apareça, verifique o ícone ao lado:
Verde = lista reduzida
Vermelho = lista completa
6. Preencha os campos obrigatórios.
7. Clique em salvar.
8. Será gerado um novo número de processo onde poderão ser incluídos novos documentos.
PESQUISAR NO PROCESSO
Descrição: A função pesquisar no processo é utilizada para buscar palavras, termos e outras referências no processo selecionado.
Quando usar: Para localizar determinado assunto em um processo, em especial os que possuem muitos documentos em sua composição.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione um ou mais processos que terão os marcadores retirados.
3. Clique no ícone pesquisar no processo.
4. Digite a palavra ou outro item que deseja localizar.
5. Se desejar, filtre por tipos de documentos disponíveis neste processo e/ou unidade geradora.
6. Clique em pesquisar.
RELACIONAMENTO DO PROCESSO
Descrição: A função relacionamento de processos é utilizada para indicar outros processos que possuem algum ponto em comum com o processo selecionado.
Quando usar: Se um processo em andamento possui aspectos, assuntos, decisões relacionadas a outro processo, é possível mencioná-lo para consulta.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione um ou mais processos que terão os marcadores retirados.
3. Clique no ícone relacionamento de processos.
4. No campo processo destino, digite o número do processo que deseja relacionar ao processo atual.
5. Clique em pesquisar e confirme o tipo de processo.
6. Clique em adicionar.
REMOVER MARCADOR
Descrição: A função remover marcador é utilizada para excluir a sinalização inserida anteriormente em um ou mais processos.
Quando usar: Se os marcadores não são mais úteis para a categorização do processo.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processos e selecione um ou mais processos que terão os marcadores retirados.
3. Clique no ícone remover marcador.
4. Clique em salvar.
SOBRESTAR PROCESSO
Descrição: A função sobrestar processo é utilizada para pausar o andamento de um processo.
Quando usar: Se o processo precisa aguardar alguma decisão ou ação para ter prosseguimento, inclusive por dependência de outro processo, e não deve ocorrer autuações ao longo da pausa.
Como usar:
1. Acesse o SEI.
2. Vá em Controle de Processose selecione o processo desejado.
3. Clique no ícone sobrestar processo.
4. Selecione somente sobrestar ou sobrestar vinculando a outro processo.
5. Se selecionar sobrestar vinculando a outro processo, indique o processo para vinculação e clique em pesquisar.
6. Descreva o motivo de sobrestar.
7. Clique em salvar.
8. Para remover o sobrestamento, clique no ícone Remover sobrestamento do processo.
PRODUTOR DE CONTEÚDO:
Marilize Nascimento dos Anjos - Historiadora e Pedagoga
Vladimir Hespanhol - Administrador
Marisa Romero - Gestão de Recursos Humanos
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO:
Gustavo Freire de Oliveira Borges - Análise e Desenvolvimento de Sistemas
REVISÃO DE TEXTO:
Ana Virginia Ferreira Carmo -Bibliotecária - CRB/8- 10251