Cartilha do Usuário do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)

Iniciando o Acesso ao SEI

1.Como acessar o SEI

Para acessar o SEIdigite no seu navegador o link da imagem abaixo:

Está é a página para acesso ao SEI pelos servidores cadastrados. Caso ainda não tenha acesso, ao longo do manual iremos instruí-lo para se cadastrar

- No campo “Usuário”, informe a sigla da sua unidade e seu RF, sendo de 6 dígitos.

- No campo “Senha”, informe sua senha de acesso.

- Informe também a sigla do seu Órgão.

- Após preencher os campos, clique em “Acessar”.

Nesta nova versão do SEI, a segurança também foi aprimorada com uma camada extra de proteção: agora há o impedimento de gravação da senha no seu navegador e podemos escolher a autenticação em dois fatores.

Ao acessar, o usuário será direcionado para a tela inicial de Controle de Processos.

1.1 Funcionalidades da Barra de Ferramentas

A Barra de Ferramentas se posiciona na parte superior da tela. Aqui temos algumas funcionalidades:

- Ao clicar na função “Menu do Sistema”, temos a possibilidade de ocultar ou exibir o painel de funções.

- O menu está organizado em ordem alfabética e com ícones minimalistas, otimizando a visualização das informações. Podemos ainda pesquisar uma ferramenta específica no campo de pesquisa

1º Pesquisa:

No campo de pesquisa, podemos procurar por um documento ou processo específico inserindo seu número de protocolo, através de palavras-chave. Ao clicar na lupa, temos a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada.

2º Trocar unidade:

A troca de unidade agora se efetua em uma nova página, assegurando que a ação de troca seja realizada pelo usuário.

3º Controle de Processos:

Em"Controle de Processos" retornaremos à página inicial.

4º Painel de Controle:

Em"Painel de Controle" temos acesso geral técnico a todos os processos.

5º Novidades:

Para acessar novas informações internas dos administradores do SEI, basta ir em “novidades”.

6º Acessibilidade:

Para acessar os recursos “Teclas de Atalho”.

7º Configurações do Sistema:

Em “Configurações do Sistema”, você poderá mudar a cor da interface, como também escolher a opção de alto contraste, garantindo acessibilidade para pessoas com baixa visão.

8º Acesso ao Sistema:

No ícone de “usuários”, temos a informação de qual servidor está logado e o registro de seu acesso ao sistema.

9º Sair do Sistema:

Clique em “Sair do Sistema” para deslogar. Lembre-se de encerrar a sessão sempre que se ausentar da estação de trabalho pois qualquer ocorrência será de inteira responsabilidade do servidor.

1.2. Conhecendo a tela de Controle de Processos:

Vamos conhecer as funcionalidades do painel de controle de processos:

1º Enviar Processo:

Tramita um ou mais processos para outra unidade.

2º Atualizar Andamento:

Será aberta uma caixa de texto na qual o usuário poderá digitar o status do processo atualizando o interessado.

3º Atribuição de Processo:

Atribui o processo a um usuário específico.

4º Incluir em Bloco:

Incluir o processo em bloco interno da unidade ou bloco de reunião. Os blocos internos servem para organizar os processos por temas, e os blocos de reunião podem ser enviados para unidades para visualização dos processos.

5º Sobrestar Processo:

Interrompe por um período, o andamento do processo que aguarda alguma pendência. Deve ser procedido de determinação legal pertinente e inserção de Termo de Sobrestamento, assinado por servidor competente.

6º Concluir Processo:

Conclui as ações no processo na unidade selecionada, mas não o envia a outra unidade.

7º Anotações:

Permite a inserção de informações internas sobre o processo.

8º Acompanhamento Especial:

Organização dos processos por temas na unidade logada.

9º Incluir Documento:

Inserção de documentos externos e criação de documentos internos.

10º Adicionar ou Remover Marcadores:

Marcadores permitem categorizar os processos na tela “Controle de Processos”, com esquema de cores criado pela unidade.

11º Controle de Prazos:

Adiciona prazo ao processo. Um processo com prazo passa a ser visualizado no “Painel de Controle”: como dentro ou fora do prazo.

Na parte inferior, temos os processos listados facilitando a visualização rápida e as ações que os envolvem.

12º Visualização detalhada:

Em “Visualização detalhada” o usuário poderá visualizar os processos com detalhes específicos, como o nome do interessado daquele documento.

13º Configurar detalhe:

Aqui você poderá escolher os campos que deseja estar em destaque para serem exibidos diretamente na página de “Controle de Processos”.

14º Atribuídos a mim:

Aqui o usuário acompanha processos da sua atribuição.

15º Ver por marcadores:

Processos que foram categorizados com “Marcadores” serão exibidos aqui, com esquema de cores criado pela unidade.

16º Ver por tipo:

É uma forma de classificar, localizar e gerenciar melhor os processos dentro do SEI, de acordo com a natureza do assunto tratado.

17º Ver por prioridade:

Ajuda o usuário a gerenciar melhor o tempo e as demandas, dando visibilidade aos processos que exigem atenção imediata.

Caso ainda não tenha o seu acesso ao SEI, siga as orientações abaixo:

- Através dos órgãos setoriais entre em contato com a equipe de gestão documental (Edoc) da secretaria ou entidade da administração direta da qual faz parte e solicite seu acesso. - O administrador local do SEI irá permissionar seu acesso através do Sistema de Permissões - SIP - Caso haja algum problema, o administrador local deve abrir um chamado em nosso suporte.

Suporte SEI:

seisuporte@prefeitura.sp.gov.br

Chat:

https://arquip.prefeitura.sp.gov.br/chat

Lembre-se que o atendimento do suporte é através dos chamados efetuados pelo administrador local do seu órgão. Assim, em casos de liberações de acessos ou ações, procure o administrador e este abrirá um chamado ao suporte, caso a concessão não lhe for atribuída em suas funções.

2. Introdução básica sobre processo e documento eletrônico

A lei nº 14.141 de 27 de março de 2006, dispõe sobre o processo administrativo na administração pública.

Entende-se por processo administrativo todo conjunto de documentos, ainda que não autuados, que exijam decisão.

Processo:

- Será composto pelo conjunto de documentos, requerimentos, atas, pareceres e informações. - Deve ser iniciado por uma autoridade, ou seja, o agente público ou através de um requerimento pelo interessado, sendo pessoa física ou jurídica.

Além disso, distingue-se entre processo normal (de uso recorrente do serviço público) ou especial (aqueles disciplinados por normas próprias, diferenciando-se das aplicáveis ao processo comum).

Os processos administrativos comuns não dependem de uma forma determinada, salvo se a lei exigir.

Os agentes públicos devem obedecer, dentre outros, os princípios de primazia no atendimento ao interesse público: economicidade, eficiência, legalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, impessoalidade e publicidade.

Pode-se utilizar o meio eletrônico para gerar, instruir e decidir sobre processos administrativos, como também publicar atos, informações ou comunicações. Além de produzir documentos públicos e registros de informações de processos encerrados. Entretanto, deve-se assegurar que:

- Sejam indicados os níveis de acesso; - Tenha a segurança e o sigilo dos dados pessoais; - Tenha a identificação do usuário que consultou o processo ou que realizou a alteração de dados; - Haja o detalhamento do histórico de transações eletrónicas.

2.1. Como inciar um processo SEI

Acesse o SEI e faça login do seu usuário.

Atente-se à unidade selecionada antes de iniciar um novo processo.

1º Clique em "Menu"

2º Passe o cursor em “Iniciar processo"

3º Temos duas opções: O processo “comum”: é criado vazio e deve antes de colocar documentos instrutórios, realizar o preenchimento do documento com o “termo de abertura de processo”. Já o processo com “formulário padronizado”, inicia com dados estruturados a depender da sua finalidade.

- Vamos ao processo comum:

Nesta tela temos acesso ao “Tipo de processo”. A lista abaixo informa os tipos de processos mais usuais da sua unidade, indicando assim, a natureza e objetivo de tal processo.

É possível pesquisar o tipo de processo digitando o seu título, como no exemplo apresentado.

Caso não encontre o tipo de processo, clique em “exibir todos os tipos”, no símboloe será mostrado todos os tipos de processo usados em diversas unidades. para retornar a lista da sua unidade, clique no sinal de subtração