Cartilha do Usuário do Sistema Eletrônico de Informação (SEI)
Iniciando o Acesso ao SEI
1.Como acessar o SEI
Para acessar o SEIdigite no seu navegador o link da imagem abaixo:
Está é a página para acesso ao SEI pelos servidores cadastrados. Caso ainda não tenha acesso, ao longo do manual iremos instruí-lo para se cadastrar
- No campo “Usuário”, informe a sigla da sua unidade e seu RF, sendo de 6 dígitos.
- No campo “Senha”, informe sua senha de acesso.
- Informe também a sigla do seu Órgão.
- Após preencher os campos, clique em “Acessar”.
Nesta nova versão do SEI, a segurança também foi aprimorada com uma camada extra de proteção: agora há o impedimento de gravação da senha no seu navegador e podemos escolher a autenticação em dois fatores.
Ao acessar, o usuário será direcionado para a tela inicial de Controle de Processos.
1.1 Funcionalidades da Barra de Ferramentas
A Barra de Ferramentas se posiciona na parte superior da tela. Aqui temos algumas funcionalidades:
- Ao clicar na função “Menu do Sistema”, temos a possibilidade de ocultar ou exibir o painel de funções.
- O menu está organizado em ordem alfabética e com ícones minimalistas, otimizando a visualização das informações. Podemos ainda pesquisar uma ferramenta específica no campo de pesquisa
1º Pesquisa: 
No campo de pesquisa, podemos procurar por um documento ou processo específico inserindo seu número de protocolo, através de palavras-chave. Ao clicar na lupa, temos a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada.
2º Trocar unidade: 
A troca de unidade agora se efetua em uma nova página, assegurando que a ação de troca seja realizada pelo usuário.
3º Controle de Processos: 
Em"Controle de Processos" retornaremos à página inicial.
4º Painel de Controle: 
Em"Painel de Controle" temos acesso geral técnico a todos os processos.
5º Novidades: 
Para acessar novas informações internas dos administradores do SEI, basta ir em “novidades”.
6º Acessibilidade: 
Para acessar os recursos “Teclas de Atalho”.
7º Configurações do Sistema: 
Em “Configurações do Sistema”, você poderá mudar a cor da interface, como também escolher a opção de alto contraste, garantindo acessibilidade para pessoas com baixa visão.
8º Acesso ao Sistema: 
No ícone de “usuários”, temos a informação de qual servidor está logado e o registro de seu acesso ao sistema.
9º Sair do Sistema: 
Clique em “Sair do Sistema” para deslogar. Lembre-se de encerrar a sessão sempre que se ausentar da estação de trabalho pois qualquer ocorrência será de inteira responsabilidade do servidor.
1.2. Conhecendo a tela de Controle de Processos:
Vamos conhecer as funcionalidades do painel de controle de processos:
1º Enviar Processo: 
Tramita um ou mais processos para outra unidade.
2º Atualizar Andamento: 
Será aberta uma caixa de texto na qual o usuário poderá digitar o status do processo atualizando o interessado.
3º Atribuição de Processo: 
Atribui o processo a um usuário específico.
4º Incluir em Bloco: 
Incluir o processo em bloco interno da unidade ou bloco de reunião. Os blocos internos servem para organizar os processos por temas, e os blocos de reunião podem ser enviados para unidades para visualização dos processos.
5º Sobrestar Processo: 
Interrompe por um período, o andamento do processo que aguarda alguma pendência. Deve ser procedido de determinação legal pertinente e inserção de Termo de Sobrestamento, assinado por servidor competente.
6º Concluir Processo: 
Conclui as ações no processo na unidade selecionada, mas não o envia a outra unidade.
7º Anotações: 
Permite a inserção de informações internas sobre o processo.
8º Acompanhamento Especial: 
Organização dos processos por temas na unidade logada.
9º Incluir Documento: 
Inserção de documentos externos e criação de documentos internos.
10º Adicionar ou Remover Marcadores: 
Marcadores permitem categorizar os processos na tela “Controle de Processos”, com esquema de cores criado pela unidade.
11º Controle de Prazos: 
Adiciona prazo ao processo. Um processo com prazo passa a ser visualizado no “Painel de Controle”: como dentro ou fora do prazo.
Na parte inferior, temos os processos listados facilitando a visualização rápida e as ações que os envolvem.
12º Visualização detalhada:
Em “Visualização detalhada” o usuário poderá visualizar os processos com detalhes específicos, como o nome do interessado daquele documento.
13º Configurar detalhe:
Aqui você poderá escolher os campos que deseja estar em destaque para serem exibidos diretamente na página de “Controle de Processos”.
14º Atribuídos a mim:
Aqui o usuário acompanha processos da sua atribuição.
15º Ver por marcadores:
Processos que foram categorizados com “Marcadores” serão exibidos aqui, com esquema de cores criado pela unidade.
16º Ver por tipo:
É uma forma de classificar, localizar e gerenciar melhor os processos dentro do SEI, de acordo com a natureza do assunto tratado.
17º Ver por prioridade:
Ajuda o usuário a gerenciar melhor o tempo e as demandas, dando visibilidade aos processos que exigem atenção imediata.
Caso ainda não tenha o seu acesso ao SEI, siga as orientações abaixo:
- Através dos órgãos setoriais entre em contato com a equipe de gestão documental (Edoc) da secretaria ou entidade da administração direta da qual faz parte e solicite seu acesso. - O administrador local do SEI irá permissionar seu acesso através do Sistema de Permissões - SIP - Caso haja algum problema, o administrador local deve abrir um chamado em nosso suporte.
Suporte SEI:
seisuporte@prefeitura.sp.gov.br
Chat:
https://arquip.prefeitura.sp.gov.br/chat
Lembre-se que o atendimento do suporte é através dos chamados efetuados pelo administrador local do seu órgão. Assim, em casos de liberações de acessos ou ações, procure o administrador e este abrirá um chamado ao suporte, caso a concessão não lhe for atribuída em suas funções.
2. Introdução básica sobre processo e documento eletrônico
A lei nº 14.141 de 27 de março de 2006, dispõe sobre o processo administrativo na administração pública.
Entende-se por processo administrativo todo conjunto de documentos, ainda que não autuados, que exijam decisão.
Processo:
- Será composto pelo conjunto de documentos, requerimentos, atas, pareceres e informações. - Deve ser iniciado por uma autoridade, ou seja, o agente público ou através de um requerimento pelo interessado, sendo pessoa física ou jurídica.
Além disso, distingue-se entre processo normal (de uso recorrente do serviço público) ou especial (aqueles disciplinados por normas próprias, diferenciando-se das aplicáveis ao processo comum).
Os processos administrativos comuns não dependem de uma forma determinada, salvo se a lei exigir.
Os agentes públicos devem obedecer, dentre outros, os princípios de primazia no atendimento ao interesse público: economicidade, eficiência, legalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, impessoalidade e publicidade.
Pode-se utilizar o meio eletrônico para gerar, instruir e decidir sobre processos administrativos, como também publicar atos, informações ou comunicações. Além de produzir documentos públicos e registros de informações de processos encerrados. Entretanto, deve-se assegurar que:
- Sejam indicados os níveis de acesso; - Tenha a segurança e o sigilo dos dados pessoais; - Tenha a identificação do usuário que consultou o processo ou que realizou a alteração de dados; - Haja o detalhamento do histórico de transações eletrónicas.
2.1. Como inciar um processo SEI
Acesse o SEI e faça login do seu usuário.
Atente-se à unidade selecionada antes de iniciar um novo processo.
1º Clique em "Menu"
2º Passe o cursor em “Iniciar processo"
3º Temos duas opções: O processo “comum”: é criado vazio e deve antes de colocar documentos instrutórios, realizar o preenchimento do documento com o “termo de abertura de processo”. Já o processo com “formulário padronizado”, inicia com dados estruturados a depender da sua finalidade.
- Vamos ao processo comum:
Nesta tela temos acesso ao “Tipo de processo”. A lista abaixo informa os tipos de processos mais usuais da sua unidade, indicando assim, a natureza e objetivo de tal processo.
É possível pesquisar o tipo de processo digitando o seu título, como no exemplo apresentado.
Caso não encontre o tipo de processo, clique em “exibir todos os tipos”, no símbolo
e será mostrado todos os tipos de processo usados em diversas unidades. para retornar a lista da sua unidade, clique no sinal de subtração
4º Para o nosso exemplo, iremos iniciar um processo do tipo “Pagamento: Compras”.
5º Os próximos passos serão inserção de informações mais detalhadas sobre o processo.
Tipo do Processo: novamente é informado o tipo de processo, tendo a possibilidade de modificar clicando na seta apontada para baixo.
Especificação: completamos com informações sobre o processo, ou sobre seu objeto.
Classificação por Assuntos: orienta a uma categorização por tipos de assuntos tratados nos processos. Estas informações são importantes para designar uma classificação dos processos e sua inserção na tabela de temporalidade. Interressados: Inserimos a quem se refere o processo, a um servidor específico ou unidade, a pessoa física ou jurídica.
É importante completar este campo, facilitando a pesquisa do processo através do interessado indicado.
Observações: permitem a inserção de informações adicionais para o setor desta unidade, colaborando para a celeridade do processo.
Nível de acesso: agora devemos escolher o “nível de acesso”, garantindo a segurança de dados e controle de quais unidades podem consultar tal processo.
- Sigiloso: quando a lei permitir, o usuário deverá selecionar este nível de acesso.
- Restrito: há a visibilidade de seus documentos na unidade em que estiver aberto. A escolha da restrição deve ser pautada por uma hipótese legal.
- Públicos: podem ser acessados por qualquer usuário da unidade. Para este exemplo usaremos o acesso público.
6º Após colocar todas as informações necessárias, clique em “salvar”.
Quando o processo for criado, um número de protocolo será gerado. Este será o número do processo. O número de protocolo ficará visível na coluna de processos gerados pela unidade enquanto estiver aberto, em sua tela de controle de processos.
Vamos iniciar um processo a partir de um “Formulário Padronizado”
Siga aos passos 1 a 3 acima e selecione a opção: “Formulário Padronizado”.
7º Podemos visualizar e escolher o tipo de processos que iremos iniciar. Para o nosso exemplo, iremos iniciar “Processo em Idade Intermediária Digitalizado”.
8º Preencheremos os campos sobre o processo, com o seu número no SIMPROC, CPF ou CNPJ do interessado, nome e o assunto a qual o processo trata.
9º Agora iremos anexar os documentos já digitalizados e autenticados e seus campos indicados. Para esse formulário, iremos anexar a capa do processo, suas folhas e plantas, além de um alvará.
10º Após adicionarmos os documentos necessários, clicamos em “Salvar”.
11º O processo foi iniciado, agora teremos acesso ao processo e seus documentos adicionados. Podemos copiar e pesquisar seu número ou acessá-lo através da tela de “Controle de Processos”, no campo de processos gerados pela unidade.
12º Na árvore de processos, temos acesso sobre as informações preenchidas no formulário e os documentos adicionados, podendo seguir sua tramitação ou inserção do termo de encerramento, caso não seja inserido mais alguma informação.
Lembre-se de alterar o nível de acesso caso seja necessário. Sobre esta funcionalidade, iremos ver nos próximos módulos.
2.2. Como incluir um documento (interno ou externo)
É preciso lembrar que os documentos criados ou inseridos no SEI sempre têm vínculo a um ou mais processos. Os mesmos não podem ficar isolados.
Após iniciarmos o processo, podemos inserir os documentos necessários para a sua realização.
Há a possibilidade de produzir um tipo de documento ou inserir um externo.
Primeiro veremos um documento interno.
1º Vamos Clicar no primeiro ícone: “Incluir documento”
2º Aqui temos acesso a tipos de documentos que podem ser incluídos.
3º Para o nosso exemplo, iremos inserir um documento de "Contrato Teste" e preencheremos com as informações adicionais.
Texto Inicial: podemos iniciar um documento com um texto pré-definido de acordo com o tipo de assunto tratado.
• Documento Modelo: importamos um tipo de documento que o usuário o classificou como favorito.
• Texto Padrão: temos a possibilidade de escolher modelos já produzidos e salvos para serem usados em processos que devam seguir um padrão de informações. Para o nosso caso, iremos escolher o texto "Teste".
• Nenhum: não há uma estrutura de texto pré-definida, ficando a cargo do usuário formular suas informações no corpo do documento.
Descrição: informe sobre o que se trata o documento.
Nome na Árvore: este campo não é obrigatório, mas há possibilidade de inserir uma nomenclatura que ficará visível na árvore do processo.
Interessado: Caso haja um interessado, sendo um usuário específico, pessoa física ou jurídica, indicamos neste campo.
Classificação por Assuntos: como vimos anteriormente, a classificação segmenta o processo de acordo com seu tipo. Caso este campo fique em branco, será vinculado a classificação do documento pelo tipo de processo.
Observações desta Unidade: Campo que poderá ser adicionado informação para outros usuários de sua unidade.
Nível de Acesso: por último, informe o nível de acesso, levando em consideração o que vimos anteriormente. Podemos então restringir acesso a documentos específicos, mesmo que o processo esteja como público.
Para este exemplo, manteremos como público.
4º Após preencher os campos, clique em “Salvar”.
Pronto, seu documento foi criado e podemos observar sua referência na árvore do processo. Vamos agora inserir um documento externo.
1º Voltamos para a "raiz" da árvore do processo clicando em seu número de protocolo e, novamente, vamos em "Incluir Documento"
2º Escolha a opção "Externo" ou digite no campo de pesquisa, caso não visualize essa opção.
Tipo de Documento: Selecione o tipo de documento que será inserido.
Data do Documento: Indique a data que o documento foi produzido.
Número e Nome na Árvore: Preencha com o número e o nome do documento. Estas informações ficarão visíveis na árvore do processo.
Formato: Temos a opção "Nato-digital", isto é, quando o documento foi produzido digitalmente e "Digitalizado nesta Unidade" e/ou quando o processo passou do suporte físico ao digital, assim sendo necessária a indicação do tipo de conferência efetuada.
3º Preencha os campos conforme o necessário, após isso, clique em "Escolher Ficheiro" e selecione o arquivo externo para ser anexado.
4º Verifique se o documento foi anexado por completo.
5º Após anexar, clique em "Salvar"
Pronto! O documento externo foi anexado ao processo.
3. Como editar um documento
A ferramenta “Editor de Conteúdo” possibilita a modificação do texto inserido em documentos internos gerados em um processo SEI.
É preciso destacar que só podemos editar documentos internos que não foram assinados por um outro usuário. Podendo ser simbolizado pela caneta de assinatura na cor amarela[[Arquivo: